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管理流程呼吁规范化标准化
管理流程呼吁规范化标准化
来源:中制冷设备网    2009-10-12
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   在信息化建设中,大家已经尝试了很多的工具、手段,做了很多的努力,但是往往忽略这样的一个基本事实:企业的管理流程不能规范化、标准化,就不能实现信息化。 

 

  羊肠小道上扩建不成高速路

 

  信息系统开发达不到预期效果的问题在国内外都很普遍,而饭店、银行、图书馆等行业信息系统的开发却相当成功。那么,为什么在信息系统建设出现许多问题的时候,上述的信息系统建设却大获成功呢?

  拿饭店来说,如果它能够达到一定的级别,比如:三星级饭店,那么它的管理、数据处理流程必定满足了相应的标准,一定是规范的,因此,只要模拟了原始的数据处理流程,进行系统开发,就能较好地发挥出系统的效益。而且,由于管理流程的标准化,所开发的系统一般还能推广。

  而更多的企业,比如电力企业,其管理方式和数据处理流程是自然形成的,是不规范的,也是非标准化。前几年,笔者在东北的电力企业曾经见到一些十分繁杂的表格,据说是几十年前就制订了的,一直沿用至今。可想而知,这样的数据处理流程比较零乱,即使是用手工的数据处理方式来衡量,也存在很多不合理的地方,更不适合用计算机系统处理。而现有的系统开发大多是着眼于如何用计算机系统模拟原有的数据处理流程,这就是出现问题的根源。大家知道:建设高速公路很少有在原有羊肠小道的基础上扩建而成的,因为那样很难实现高速路的效率。信息系统建设,如果模拟原有的不规范的数据处理流程,一般也很难实现系统的高效率,而且也难以维护。因此,将自然形成的管理方式和数据处理流程进行规范化和标准化,是信息化建设不可缺少的环节。

  大凡进行过信息系统开发的用户或开发者,总会有这样的经历:用户煞费苦心地考虑并向开发者提出了一个需求,在开发者看来完成这样的功能是容易的。但是,当开发者熬了几个晚上,把结果交给用户时,用户却说还有一个补充的要求。而这个补充要求却需要对程序进行全面的修改,几乎是推倒重来。在开发者看来这是很痛苦的,这种情况的反复出现,其结果常常会使开发者与用户的关系弄得很紧张。在系统建设的过程中,用户经常会抱怨开发者不懂得实际的业务,而开发者则会抱怨用户反复无常、水平低。这个事情的背后所反映的问题恰恰是开发过程的随意性,根本上是业务流程和开发的需求规范化的问题。  

 

  灯泡要成为产品灯座必须标准化  

 

  灯泡要成为产品,灯座必须标准化,这是一个简单的常识,然而,其中包含了对于工业革命产生了深刻影响的标准化的方法。

  1797年,美国急需几万只毛瑟枪,这个数字远远高于一般制造商的生产能力。起初没有人敢接这个定单,后来有一个叫惠特尼的青年要求承担这项工作。美国总统亲自到惠特尼的工厂考察,看到惠特尼是将毛瑟枪的零部件标准化,分工协作组织生产,从而大大提高生产效率。这样惠特尼终于承担并如期完成了这次生产任务。惠特尼的标准化方法对工业革命产生了深刻影响,奠定了大规模生产的基础,离开了标准化,工业产品是难以出现的。比如:既便是小小的灯泡,假若灯头的尺寸没有一定的标准,对于生产和使用都会带来许多不便。可以说:标准化的方法是工业化的基本方法,工业化是在标准化的基础上发展起来的。

  二十世纪六、七十年代,当西方发达国家的信息系统建设出现了许多问题之后,甚至有人哀叹:没有一项工程会像信息系统建设那样损失惨重。为什么一般工程(比如:土木工程)是有序和有效的,而使用计算机这种先进工具设备的系统开发却是混乱的,甚至是失败的?采取怎样的方法能够使信息系统开发像一般工程那样有序而有效?由此而开始了信息系统开发方法的研究,并一度成为一个十分活跃的研究领域。据不完全统计,至今已经出现了千余种的开发方法。

  像生命周期法、总体数据规划法、面向对象的方法、ERP方法等都曾经在电力行业引起轰动效应,以为这次可以彻底解决系统开发中的问题,但是,结果却是一次又一次地不能尽如人意,何以如此?如果从电力企业信息化的基础是管理流程规范化的角度分析近二十年来电力MIS建设实践,我们会发现这样一个简单的事实:信息化建设中往往只强调了信息系统本身的标准化、产品化,而没有充分关注管理流程的标准化,这就像只强调灯泡要产品化,却没有顾及灯座要标准化一样,无论用怎样的方法都不能达到目的。 

 

  走出低水平重复建设怪圈 

 

  电力企业的管理工作有多方面的内容。比如:使管理的对象不折不扣地符合预期的目标,如机组的安全稳定运行、完成额定的发电量、售电量等。既不期望更多,也不期望更少;使管理的对象比原先的水准更高,如引进新的技术设备、调整发电用煤炭的进货渠道等;建立良好的人文环境,如提高职工的工作热情、与上下级单位及协作单位建立良好的关系等。上述第一种属于控制性的管理活动,第二种属于改进型的管理活动,第三种属于艺术性的管理活动。企业的管理标准化对象主要是对于控制性的管理活动。

  控制性的管理活动通常具有重复性。实现目标的方法和条件一经设定,管理的任务就是要采用同样的方法,在同样的条件下,重复进行同样的活动,从而获得同样额定结果。重复性的活动如果每一次都用一种随心所欲的方式去做,其效率将会非常低下。如果能够将那些好的方法作为规则规定下来,再次重复进行这些活动时遵照这些规则去进行工作,则能起到事半功倍的效果。针对重复性的活动所规定的这些规则就是我们所讲的标准。电力企业的经营管理活动有相当的部分都是重复性的活动,从而在企业中存在着大量的可以规定的标准。这些标准中往往凝结着科学、技术的成果和实践经验的结晶,是企业的宝贵知识财富。从一定意义上来讲,控制性管理活动也就是制定、实施各种标准的过程,这其中就包含了信息系统开发所十分关注的数据、数据的处理流程以及对于进行操作的规程等。

  企业的管理流程规范化,进而实现标准化,就可以使多个企业使用同一版本的系统,进行统一的系统维护,这样,不仅可以大幅度地减低企业用于系统升级、维护的费用,也可以大幅度地减低企业用于系统开发的费用,使电力信息化建设走出低水平重复开发的怪圈,进入规范化建设的良性循环。而管理流程不规范、不统一的企业是不能使用同一版本的信息系统的,所有这一切,都必须以企业管理工作的规范化、标准化为基础。

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