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以管理变革促进信息系统建设顺利
以管理变革促进信息系统建设顺利
来源:中制冷设备网    2009-10-6
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    信息系统在企业管理中应用的沿革

  企业投资于信息技术的一个主要目的是降低成本,尤其是信息技术的第一代应用。企业利用信息技术系统直接取代手工重复的事务性工作,减少了大量的资金流动、库存或支付错误等,从而节约了成本。虽然这种应用收益很大,但现阶段许多大公司对重复性事务的自动化已接近极限,达到所谓的“服务工业化”,而开始注重于信息技术更复杂、常常具有战略性的用途。

 

  目前,信息技术系统的战略性投资主要为达到以下目的:

  (1)扩大市场占有率。市场份额是经营成功的重要标志,也是取得与供应商和批发商或零售商谈判优势的基础。而且,对于越来越多的工作来说,信息技术系统已成为必要条件,只有装备了先进的信息技术系统才能够参与竞争,如果不投资于信息技术,就会被淘汰出局。

  (2)创造适应于未来经营环境的灵活性和适应性。经营环境的变化经常要求企业能够迅速作出反应,信息系统通过收集分析某些信息,增加了经营的可预测性和稳定性,避免了销售额、盈利率的过度波动,帮助企业提高在变幻莫测的环境中生存的能力;

  (3)改善内部环境的质量和稳定性,信息技术系统能够提高企业中雇员的满意度和工作的安全性。

  (4)提高产品质量,改善企业与顾客的关系。信息技术能够使企业更好地适应不同顾客的偏好,并运用信息技术更快、更准确、更完备地为顾客及时提供满意服务,这些都有助于培养顾客对品牌的长期忠诚。另外,信息技术在提高可靠性、保证经营水平稳定、减少失误方面也发挥着重要作用,这些也有益于顾客对企业及其产品的评价。

  运用信息技术进行战略创新常常会合并或消除某些职能机构,进行业务过程重组,信息技术的这种战略投资将使企业在市场中的地位发生重大改变,重新定位公司经营的性质,它一般同时改变了顾客、成本、竞争关系等众多不同的因素,对服务质量、灵活性、平衡点、反应时间和市场形象等发生影响。如果过程重组和人员重组进行得成功的话,这些系统能够获得更高的收益。

  最强大的信息技术战略运用之一是大规模地采集、分解和综合市场及经营数据,运用运算结果调整或彻底改变企业的经营方式。拥有最大而且最详细信息库的公司能够精确地以最小成本细分并完成其市场营销和顾客服务活动,获得知识竞争优势,这一点是小企业所做不到的。因此,数据系统已成为企业最重要的规模经济之一。这个事实对于系统设计具有战略重要性。在系统开发初期没有考虑未来战略应用前景或试图节约一些成本的公司,常常丢掉了重要的数据乃至机会,而当他们后来再收集细化的数据时所花费的成本更高。

 

  企业在信息技术系统应用中遇到的主要问题

 

  虽然信息技术系统可以为企业带来以上战略性竞争优势,但许多企业在信息技术战略投资中常常并未收到预期的效益,通过对大量公司信息技术系统应用的分析,我们认为,从信息系统的设计、建设到运行、完善,管理是影响系统成功的至关重要的因素。在信息系统的管理中,企业一般遇到的问题有:

  1、计划不周,后续工作不足。初期的信息技术投资经常仅仅使现有业务自动化,达到短期内节约劳动力成本的效果,而没有注重长期的效益或战略潜力,重复投资与系统互不相容时常发生。在企业实践中,新信息系统的发展与后续支持的成本往往被低估,尤其是维护、软件升级与再培训成本。信息技术已成为许多企业成本结构中的重要一项,当一个重要的信息基础设施建立起来后,硬件、软件支持和维护成本就更多地是固定成本而不是变动成本,因此,如何规划和控制信息技术系统的成本应当列入计划。信息技术的应用经常导致一系列工作职能的变化,这种变化对整个企业都有重要影响,如果在计划中没有考虑到其性质和波及范围,变革就难以顺利进行。

  2、工作实践中的抵制与低效率。要改变传统的工作方式和企业文化需要相当长的时间,企业如果通过不断地更换雇员来推动改革的进行,必然会引起雇员对新系统的恐惧和抵制,而有意识地保持就业稳定的政策虽然打消了雇员的某些顾虑,但对组织改革却有妨碍作用。因此,对雇员的再培训应当是持续不断进行的。

  3、项目过大。大项目一般都是多目标的,而且必须在几个部门之间相互协调与综合。项目过大是信息技术投资低效率的重要原因,由于项目过于复杂,建设时间长,当系统投入运行后,竞争者也许也建好了相似的系统,而且成本往往较低;由于时间过长,建成后已不能满足企业或顾客需要的风险也加大了。

  4、技术驱动投资。许多企业购买信息技术是技术或卖方驱动的,他们对先进的技术缺乏认识,不能准确表达自己的需要,也难以对卖方的方案提出质疑。

  5、软件开发的困难。信息技术的迅速进步,以及信息技术供给行业和应用行业竞争的加剧,增加了信息技术投资获益的难度,快速跟进者经常能以较低的成本达到同样的结果,技术的迅速扩散使得最具创新的企业也只能保持短暂的竞争优势。由于硬件和软件随处可以买到,因此只有内部开发的软件才能构成进入壁垒。

  6、时滞。正如在其它技术领域一样,高度创新的信息技术系统要经过较长的时滞才能收到预期的效益。由于存在一个学习过程,因此工人的生产率总是落后于系统的能力,而且,系统调试期的混乱也会影响成本。有时,工人们还没有达到系统最高的能力,下一代更能满足顾客质量及反应要求的新设备又出现了。因此,设计一个完整的新信息技术,必须将学习效果、培训要求、辅助系统、监控与延迟都考虑进来。

 

  改善企业对信息系统的管理

 

  以上问题都影响信息系统充分发挥其效益,改善对信息系统的管理成为信息系统应用成功的关键。

  1、制定信息技术战略规划。真正的信息技术战略应当能为企业带来独特的竞争优势,并具有量化的指标以保证实现预定的目标。尤其当信息技术的应用已从传统的降低成本转向战略要求,一个将信息技术与顾客需要很好地结合起来的战略规划就变得更加重要。这要求组织的各个阶层理解与支持战略计划,并往往需要高层的财务、人力资源和经营人员率先改革,对大多数企业来讲,也许会需要首先改革高层经理们自身的选拔和提升制度。

  2、跨职能的重组。要充分发挥信息技术系统应有的效益,不仅要投资于硬件,而且要彻底改革企业的传统组织、系统、工作程式和文化。如果无效的业务过程没有重组,那么信息技术应用只能使这些无效的业务过程进行得更快。跨职能的业务重组能够减少许多步骤,而且往往能减少两到三个管理层,实现以计算机为基础的实时相互作用,对顾客的反应也更敏捷。因此,有效的业务过程重组是信息系统成功的基础。

  3、用户与顾客的参与。由于用户与顾客的需要常常难以概念化和清晰表达,因此,他们与技术专家的相互交流,更理想的是与系统模型的相互交流,有助于发现隐藏的真实需要;而且,由于影响可用性的许多因素不是在计划阶段而是在设计与实践阶段决定的,因此,用户与顾客的参与要自始至终。

  4、以顾客的标准评价质量。管理信息系统的重要趋势之一是从顾客的角度出发,建立更好的管理质量的方法。控制内部操作绩效只能保证内部操作按计划进行,而不能保证这些内部操作是否为顾客提供了真正价值。企业认为的高质量产出(如更快的反应、更专用的服务)不一定是顾客最期望的,只有站在顾客的角度评价系统的效果,才能为顾客创造更多的价值,从而扩大企业的市场份额。

  5、压缩项目范围,加快收益时间。企业越来越面临着寻求战略收益(这样系统往往更复杂、周期更长)和技术换代周期缩短的两难。为此,许多企业开始对大信息技术项目采用渐进式方式实施,他们有意识地将大项目分解成较小的独立的部分,每部分能够独立地调整,并逐步综合入系统框架中。早期子项目的成功实施有助于减少整个项目的风险,其反馈也能用于指导以后的实践,整个项目管理得到了简化并且更有重点。加快收益的时间不仅有助于管理技术风险,还具有战略意义,因为竞争者反应很快,竞争优势会很快消失。因此,对项目的及早受益要求更高。

  要成功地控制渐进实施项目必须做到各分系统遵循统一的界面和软件标准,全盘安排分工与后续步骤,协调各部门之间的战略与基础设施项目,强化项目前的分析与项目后的审计。

  6、顾客驱动与知识驱动的绩效评价与奖励系统。企业的奖励系统与企业的目标是否协调是决定企业能否得到长期发展的重要因素。在未来的企业中,对知识生产和知识资本的管理将是竞争的主要基础。即使是在今天,制造企业中增加价值最多的是知识服务业务,如研究、设计、产品或过程开发、系统集成、软件开发和逻辑管理,而整个服务行业如咨询、会计、金融等更是主要依赖于知识过程增加价值。企业最有价值的资产是它的技术和专业诀窍(knowhow)、灵活反应和创新机制、以及关于顾客和市场的知识。这些资产存在于每个雇员的头脑中、软件中、信息系统与管理系统中以及企业的数据库中。对知识资产的管理将是决定企业生存的重要因素。因此,奖励系统必须能够评价这些资产,选出提供给顾客优秀服务的个人和小组,给予相应的奖励,在一个顾客驱动、信息密集的时代里,这是非常重要的。

 

  综上所述,随着信息系统在企业经营管理中的应用从传统的替代重复性劳动,转变为战略创新,为企业建立独特的竞争优势,信息系统的功能逐渐多样化、复杂化,能否建立起一个卓越的信息系统,并能在其成本、运行等方面实行有效的管理和控制,是信息系统成功的关键。

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